本を買ったのを忘れて2冊買ってしまったり、そもそもどのくらいお買い物をしているのか自分でも把握できていない私がこのようなコラムを書くのもおかしいのですが、購入時の記録はあっても、実際の運用後の資産状況をきちんと把握できていない日本企業は以外に多いのではないでしょうか?　

これは特にIT資産は使い続ける中で構成や管理者が変わるといった特性もあると思うのですが、実は部署をまたがって情報がやりとりをされているのに資産情報のトレーサビリティが取れていないことが大きな原因と考えます。

なぜトレーサビリティが取れないのでしょうか？一般に調達するシステムでは、購買などの担当者が申請者や承認者、納入までの情報をシステムに入力して納品されるまでを効率化します。場合によっては固定資産の管理の機能と連携して納税や部署毎にチャージバックをしていると思います。しかしデータセンタや個人に納入されてその後の使われ方は最初に契約した購買や承認者はわからないことが多いのではないでしょうか？現場では自分の仕事を効率的にすすめるために資産を流用したりすることが多く発生します。それを管理できていればよいのですが、特にソフトウェアなど流用が比較的簡単な物では契約では認められていない使い方を知らずに現場で使ってしまうということが発生します。これを避けるためには調達部門や、必要なライセンスを発注する開発チーム・インフラを構築するインフラチームなど関連する部署をまたいでIT資産のライフサイクルをトータルで管理することが必要になってきます。しかしこういった共通部門が会社にないと自分の見えている範囲で一杯で、なかなか部署をまたいで情報をやりとりすると言う発想すらないことが多いのではないでしょうか。

海外の企業がこのトータルでの資産管理の施策を行う契機は「標準化」と言うことができます。全体で不要なIT資産がどのくらいあってスリム化可能なところがどこにあるのかまず部署をまたがって全社で重複した「物」と「プロセス」の棚卸しをすることから着手します。最近日本でも元々事業部毎の個別最適なシステムから、欧米のようなCIO型で全体最適をはかっていく流れが強くなっていることからこの流れは加速していく物と考えられます。そこでこのトレーサビリティや資産全体を鳥瞰するのに、システムが必要になりますが、Excel等で行うと大きな会社では運用が破綻してしまいます。入力や更新の頻度も多いですし、どこで何本使っている？誰が今使っている？この製品は全社で何本ある？内の部署では更新にいくらかかる？といった利害関係者によって異なる資産情報の提供はそれだけで難しいからです。

このIT資産管理の難しさをサポートしてくれる製品の最新のバージョンAsset Manager 9.6 が日本でもいよいよ8月1日から日本で発売されます。クラウドのサービスや共通インフラなどのサービス普及に伴い、資産構造が複雑になったと言うこともあるのですが、上記標準化のための資産の棚卸しを行うと相当高価なDBなどのアプリケーションが必要本数ですんだり、使っていない資産の除却などで少し大きめの会社であれば一瞬にして投資が回収できるという側面もあり現在注目されています。

英語になりますが、こちらでも最新のAssetManager9.6の新機能の説明をしておりますのであわせてご参照下さいませ。